La gestion financière et budgétaire (sous la responsabilité de la Secrétaire générale de l’IF d’Espagne) :
Préparation du budget initial et des budgets rectificatifs de l’antenne de Madrid en lien avec les différents services et sur la base des engagements et prévisions de dépenses et de recettes, suivi de la trajectoire financière de l’établissement ;
Suivi de l’exécution budgétaire c’est à dire des recettes et des dépenses de l’antenne de Madrid en cours d’année : saisie de certaines dépenses dans le logiciel de gestion comptable dans le respect de la nomenclature comptable en vigueur et des règles de comptabilité publique francaise ;
Suivi de l’exécution budgétaire c’est à dire des recettes et des dépenses de l’antenne de Madrid en cours d’année : saisie de certaines dépenses dans le logiciel de gestion comptable dans le respect de la nomenclature comptable en vigueur et des règles de comptabilité publique francaise ;
Régisseur d’avances de l’antenne de Madrid ;
Préparation, présentation et paiement des déclarations d’impôts (IVA…).
La gestion des services intérieurs (sous la responsabilité du Directeur délégué de l’antenne de Madrid) :
Programmation et mise en œuvre d’un plan d’entretien du bâtiment en lien avec le responsable du service technique ;
Supervision de l’organisation et de la planification du travail du personnel technique en fonction du planning d’activités en lien avec le responsable du service technique ; encadrement des autres agents du pôle service intérieurs, à savoir agents d’accueil et informaticiens ;
Responsable sécurité en lien avec le prestataire de prévention des risques (suivi et mise en place du plan d’autoprotection, organisation d’exercices d’évacuation, suivi de l’entretien du matériel de sécurité…), participation au Comité de santé et sécurité de l’antenne de Madrid ;
Suivi opérationnel des contrats de prestations d’entretien et de maintenance et de divers prestataires; suivi des relations avec le gérant de la cafétéria hébergée à l’antenne de Madrid ;
Gestion du budget logistique et supervision des commandes et achats en fonction des besoins des services généraux (demande de devis, recherche de fournisseurs, mise en place de marchés, gestion des stocks et fournitures) dans un soucis d’économie et de gestion efficace ;
Suivi des travaux immobiliers et d’entretien du matériel en lien avec le responsable technique ;
Gestion des autorisations de circulation et de parking ;
Gestion des locations d’espaces à des tiers.
L’appui à la gestion des Ressources Humaines (sous la responsabilité de la Secrétaire générale de l’IF d’Espagne):
Aider à organiser les réunions de dialogue social et à rédiger les comptes-rendus ;
Rassembler les besoins de formations et établir un plan de formation ;
Faire le lien avec le pôle RH du siège de l’IF sur divers dossiers (recrutements, rémunération, gestion des carrières, etc) ;
Participation au Comité d’entreprise de l’antenne de Madrid.