Le/la titulaire du poste organise le fonctionnement, la gestion financière et la gestion des ressources humaines de l’antenne et pilote, gère et organise le service des cours et des examens, en cohérence avec la stratégie nationale de l’Institut français d’Espagne (IFE). Notamment :
I/ Au titre de la direction des cours :
- La définition de la politique du service : élaborer et adapter l’offre de cours de français généraux et spécialisés aux besoins et demandes du public ; capter de nouveaux publics dont entreprises et institutions en élargissant l’offre, fidéliser le public existant en optimisant les produits ; promouvoir les certifications ; coordonner les services pédagogiques des cours et des examens : orientation, suivi des étudiants, inscriptions, certification, innovation pédagogique, etc. ;
- La gestion des ressources humaines : encadrer les enseignants et une équipe administrative : recrutements, animation, répartition des tâches, entretiens individuels annuels, plan de formation adapté aux nécessités de l’antenne et de l’évolution des personnels, encadrement pédagogique, participation au dialogue social, etc. ;
- Assurer le suivi du budget du service en vue d’atteindre des objectifs de rentabilité ; programmer les moyens ; assurer le bon déroulement logistique et organisationnel de l’activité ;
- Impulser et mettre en œuvre des opérations de promotion par une démarche marketing en lien avec la collègue en charge de la communication et du marketting ;
- Rechercher des partenariats et des accords institutionnels dans le cadre des activités de cours et de certifications ;
- Indicateurs de pilotage : inscriptions (en cours intra-muros, entreprises, institutions et établissements d’enseignement), heures d’enseignement, heures-élèves, diplômes de DELF junior, scolaire, prim, tout public et DALF présentés chaque année ; tenir des statistiques à jour.
II/ Au titre du secrétariat général :
La gestion financière et budgétaire :
Préparer et suivre le budget initial et rectifiés,
Mettre en place des outils de pilotage, d’optimisation et tableaux de bord,
Gérer les recettes de droit constaté et les remboursements,
Gérer les dépenses de droit constaté, fournisseurs et mise en paiement.
La gestion des Ressources Humaines (RH) :
Organiser les réunions de dialogue social et rédiger les comptes rendus,
Verifier et actualiser les dossiers individuels des salariés et déclarations réglementaires,
Rassembler les besoins de formations et établir un plan de formation,
Etablir, actualiser les suivis de gestion des RH : tableaux bord, plannings, etc.,
Mettre en oeuvre et suivre les applications de gestion RH, comme Edutempo,
Informer le personnel sur les spécificités de la structure et la législation,
Organiser les élections du personnel,
Préparer les éléments de paie en lien avec la Direction Générale,
Effectuer le suivi des opérations RH : recrutements, formation, etc.,
Gérer les contrats d’externalisations,
La gestion administrative :
Rédaction d’actes, de contrats, de conventions de prestation ;
Gestion et suivi des contrats des fournisseurs ;
Préparation des pièces justificatives des dépenses et recettes, mandater et titrer ;
Assurer la relation avec les fournisseurs, du devis à la mise en paiement.
La gestion logistique, matérielle et immobilière
Suivi du répertoire mobilier de l’antenne,
Suivi des investissements et travaux menés par l’antenne,